Hiển thị các bài đăng có nhãn Kế toán Excel. Hiển thị tất cả bài đăng
Hiển thị các bài đăng có nhãn Kế toán Excel. Hiển thị tất cả bài đăng

File Quản Lý Nhập Xuất Tồn Bằng Excel Miễn Phí

08:38 Thêm bình luận

VINACOM chia sẻ cho bạn File Quản Lý Nhập Xuất Tồn Bằng Excel Chuyên Nghiệp nhưng lại miễn phí 100% – Giúp bạn làm chủ kho hàng


Quản lý Nhập Xuất Tồn là một trong những hoạt động quan trọng của mọi cửa hàng/công ty/đại lý nhằm kiểm soát được số lượng hàng hóa cũng như hỗ trợ đưa ra hướng phát triển trong kinh doanh hợp lý. Một trong những phương pháp được nhiều chủ áp dụng khi quản lý nhập xuất đó là sử dụng mẫu file Excel quản lý nhập xuất tồn. Để có được một phần mềm quản lý nhập xuất tồn thì bạn sẽ phải tốn khá là nhiều tiền trong những việc như sau:

Phí đăng ký phần mềm mua lần đầu
Phí Gia hạn phần mềm
Phí nâng cấp phần mềm
….
Hiện nay, một số công ty phần mềm kế toán nổi tiếng dành riêng cho những doanh nghiệp có mức doanh thu lớn, những công ty có nhiều chi nhánh & trụ sở thì việc sử dụng các phần mềm kế toán như MISA, Bravo… là thực sự cần thiết nhằm tránh thất thoát cũng như rủi ro về tài sản. Nhưng ở đây nơi bạn đang làm việc là một công ty vừa & nhỏ thì số lượng hàng hóa nhập xuất tồn hạn chế thì File quản lý nhập xuất tồn bằng Excel miễn phí do VINACOM chia sẻ này sẽ là một trong những giải pháp tối ưu hàng đầu cho bạn – cho tôi & cho mọi kế toán văn phòng.

Có thể bạn sẽ quan tâm:


Hãy cùng VINACOM tìm hiểu qua về phần mềm quản lý nhập xuất tồn bằng Excel này nhé!

1. Mẫu file quản lý nhập xuất tồn bằng Excel


1.1 Giao diện chính của File nhập xuất tồn

quản lý nhập xuất tồn bằng excel
File quản lý nhập xuất tồn bằng excel miễn phí

Để quản lý hàng hóa bằng Excel, điều đầu tiên người dùng cần làm đó là thiết kế và nhập số liệu trong file Excel. Giao diện quản lý hàng hóa bao gồm: in Phiếu nhập, in phiếu xuất, Tổng hợp NXT, Thẻ kho, Tổng hợp doanh thu theo từng mặt hàng, chi tiết doanh thu theo mặt hàng, tổng hợp doanh thu theo khách hàng, chi tiết doanh thu theo khách hàng, tổng hợp doanh thu theo nhân viên, tổng hợp mua vào theo nhà cung cấp, chi tiết mua vào theo nhà cung cấp.

1.2 – Hướng dẫn sử dụng File quản lý nhập xuất tồn bằng Excel


Để sử dụng tốt File quản lý hàng hóa nhập xuất tồn này, các bạn có thể mở file NXT ra xem trong phần hướng dẫn sử dụng. Tại vài viết này chúng tôi chỉ viết sơ lược về các sử dụng File Excel để các bạn nắm rõ phần cơ bản:
– Nguyên tắc đánh phiếu Nhập kho:
+ Bắt đầu bằng NK
+ Gơi ý: Theo cấu trúc: NK-tháng-số
+ Ví dụ: NK01001; NK02001
– Sheet TỔNG HỢP NXT
– Tạo mã nguyên liệu, hàng hóa , và nhập số dư đầu kỳ ở sheet TỔNG HỢP NXT
– Cập nhật số dư đầu năm
Sheet data NXT
– Các cột tô màu là công thức có sẵn , không được xóa
– Cập nhập thông tin Nhập – xuất
– In phiếu xuất kho ở sheet Phiếu Xuất
– In phiếu nhập kho ở sheet Phiếu nhập
– In thẻ kho ở sheet Thẻ kho: Chọn MÃ VẬT TƯ, HÀNG HÓA Ở Ô C7. Lưu ý: bỏ Blanks ở ô H17 trước khi in.

1.1. Các số liệu có trong file Excel quản lý nhập xuất tồn:


Một bảng Excel quản lý kho cần có:
Bảng nhập số liệu: Ngày ghi sổ, chứng từ, mã hàng hóa, số lượng nhập.
Sổ kho: Số thứ tự, sản phẩm, tồn đầu ngày, nhập trong ngày, xuất bán trong ngày, tồn cuối ngày.
Báo cáo nhập xuất tồn: Mã hàng hóa, tên hàng hóa, đơn vị tính, dư đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ.
Sổ chi tiết hàng hóa: Chứng từ, diễn giải, tài khoản đối ứng, đơn giá, xuất, nhập, tồn.
Sổ kho để in: Ngày, chứng từ, nội dung, nhập xuất tồn (số lượng, giá tiền).
Mẫu phiếu nhập kho – xuất kho: Số thứ tự, tên, nhãn hiệu, phẩm chất hàng hóa/vật tư, mã số, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.

2 – Những lưu ý khi sử dụng File quản lý nhập xuất tồn bằng Excel


Để quản lý nhập xuất tồn bằng Excel miễn phí mang đến hiệu quả cao nhất bạn cần lưu ý một số vấn đề sau.

2.2. Phải có kiến thức về Excel


Một điều lưu ý khi sử dụng mẫu quản lý nhập xuất tồn bằng Excel đó là người dùng phải có kiến thức nhất định về Excel bởi các hàm tính toán cũng như thao tác trong phần mềm khá phức tạp. Nếu không nắm vững kiến thức về Excel các bạn sẽ gặp rất nhiều khó khăn khi sử dụng Excel để quản lý kho.
Thao tác xử lý tập tin
Thao tác định dạng và thiết kế bảng tin
Thao tác về dữ liệu
Các hàm IF, COUNIF, SUMIF, SUBTOTAL, VLOOKUP, SUM, AVERAGE,…

2.3. Những lưu ý khác

Chú ý khi nhập các hàm tính để tránh lỗi sai cơ bản như lỗi về giá trị hay lỗi tham chiếu.
Chỉnh độ rộng trước khi viết hàm.
Sử dụng tính năng bảo mật để hạn chế sự xâm nhập của người ngoài vào dữ liệu.
Cẩn thận khi nhập dữ liệu, tránh các sai sót hay nhầm lẫn.

3. Những rủi ro khi quản lý kho bằng Excel


File Excel quản lý toàn diện kho hàng hóa là một phương pháp quản lý kho được khá nhiều kế toán viên ưa chuộng và sử dụng vì nó miễn phí & nhẹ. Tuy khá đơn giản và dễ sử dụng nhưng quản lý hàng hóa trong kho bằng Excel ẩn chứa nhiều hạn chế, khiến việc quản lý đôi khi rất bất tiện và khó khăn. Bạn cần phải nắm rõ những rủi ro sau đây để tránh bị tình trạng đáng tiếc xảy ra.

3.1. Nhập liệu thủ công, mất thời gian, dễ sai sót, nhầm lẫn


Khi quản lý nhập xuất tồn hàng hóa bằng Excel, kế toán viên sẽ phải nhập liệu thủ công trên file. Điều này rất dễ dẫn đến sai sót hoặc nhầm lẫn đặc biệt khi số lượng hàng hóa quá lớn. Nó có thể gây sai sót cho toàn bộ hệ thống, ảnh hưởng đến bộ phận kho cũng như bộ phận bán hàng. Bên cạnh đó cách nhập liệu này cũng gây mất thời gian, gây lãng phí nguồn lực.

3.2. Dữ liệu không được bảo mật, dễ mất


Do file Excel được lưu trữ trên máy tính dùng chung cho cửa hàng nên rất khó để bảo mật dữ liệu một cách hiệu quả. Hơn nữa, nếu trong quá trình làm việc, máy tính gặp trục trặc hoặc người dùng sơ ý thì việc mất dữ liệu hoàn toàn có thể xảy ra. Bên cạnh đó, Excel không có tính năng ghi nhớ thao tác nên chủ cửa hàng rất khó để xử lý và quy kết trách nhiệm khi có vấn đề xảy ra.

3.3. Quản lý công nợ với nhà cung cấp dễ bị nhầm lẫn


Khi sử dụng file Excel để quản lý nhập xuất tồn, thông tin không được lưu trữ thống nhất trên 1 file, vì vậy quản lý công nợ với nhà cung cấp sẽ rất dễ xảy ra nhầm lẫn. Tình trạng thiết sót hay ghi nhầm số liệu không còn quá xa lạ với người dùng file Excel. Điều này có thể ảnh hưởng đến việc theo dõi và ra quyết định kinh doanh của doanh nghiệp.

3.4. Không cập nhật số liệu liên tục với các bộ phận khác


Tuy file Excel quản lý nhập xuất tồn đơn giản nhưng nó lại không hỗ trợ việc cập nhật số liệu liên tục với các bộ phận khác. Khi có sự thay đổi về hàng hóa trong kho, nhân viên kho sẽ phải kiểm kho mới có được số lượng chính xác để báo với các bộ phận khác. Chính vì vậy, công việc bán hàng đôi khi sẽ gặp phải bất tiện vì không cập nhật thông tin kịp thời.

Rồi, như vậy là đã xong bài giới thiệu về cách sử dụng file quản lý nhập xuất tồn cũng như những rủi ro thường gặp khi sử dụng. Sau đây, để tải file quản lý nhập xuất tồn bằng Excel


Nếu như bạn vẫn đang e ngại bởi một số những rủi ro trên khi sử dụng file excel này thì tôi vẫn khuyên các bạn sử dụng phần mềm kế toán Misa, Bravo…
Ở bài tiếp theo, VINACOM sẽ share cho bạn “phần mềm kế toán Misa Full Crack” cho bạn nào có nhu cầu sử dụng nhé!

Phần Mềm Quản Lý Thu Chi Bằng Excel

12:20 Thêm bình luận

VINACOM xin chia sẻ với các bạn một phần mềm quản lý thu chi bằng Excel cực kỳ hữu dụng cho kế toán văn phòng


Xin chào các bạn!
Như các bạn đã biết Excel được biết đên là một công cụ sử dụng trong công việc quản lý kho hay làm phiếu thu chi vì nó Free 100%. Chính vì vậy hôm nay VINACOM xin chia sẻ với các bạn  file Excel quản lý thu chi hoàn toàn miễn phí. Một file Excel  đơn giản do VINACOM đem đến cho bạn với mong muốn nó sẽ là phần mềm hỗ trợ quản lý thu chi bằng Excel, sổ quỹ tiền mặt in phiếu thu chi bằng excel giúp bạn quản lý thu chi doanh nghiệp hiệu quả hơn.
phan mem quan ly thu chi bang excel
File quản lý thu chi bằng Excel

Để sử dụng phần mềm quản lý thu chi bằng Excel này, Hãy cùng VINACOM tìm hiểu rõ hơn về phương pháp quản lý thu chi bằng Excel dưới đây để theo dõi và kiểm soát thu chi hợp lý nhất nhé.

1. Ưu nhược điểm và những nội dung có trong file quản lý thu chi bằng Excel


1.1. Ưu nhược điểm khi sử dụng Excel quản lý thu chi


Quản lý thu chi tiền mặt bằng Excel không chỉ có thể theo dõi thu chi của các công ty mà còn phù hợp cho các cá nhân khi kiểm soát chi tiêu của bản thân. Phương pháp này khá được ưa chuộng bởi những lợi ích thiết thực đưa đến khi quản lý thu chi:

Thống kê thu chi chi tiết theo từng hạng mục qua từng ngày, từng tuần, từng tháng giúp dễ dàng hơn trong việc quản lý, đánh giá tình hình thu chi.
Số liệu chính xác, rõ ràng giúp lên kế hoạch thu chi khoa học và hiệu quả hơn.
Tạo báo cáo tổng hợp tình hình chi tiêu hàng tháng cũng như báo cáo so sánh chi tiêu thực tế so với kế hoạch giúp cân đối thu chi hợp lý nhất.
Có thể chủ động trong việc cập nhật số liệu nhanh chóng và thêm bớt danh mục.
Chi phí đầu tư và sử dụng thấp.

1.2. Những hạn chế khi sử dụng Excel quản lý thu chi


Để quản lý thu chi bằng Excel, người dùng phải am hiểu và thành thạo sử dụng Excel bởi các hàm và công thức của nó sẽ khá phức tạp.
Khi phải quản lý quá nhiều thông tin, phần mềm sẽ gặp tình trạng chậm và thiếu linh hoạt trong việc thống kê, theo dõi.
Khó phân tích thống kê mang tính quản trị trên Excel vì vậy nó chỉ phù hợp cho những doanh nghiệp mới thành lập, quy mô nhỏ.
Tính bảo mật không cao, dễ dàng xảy ra hiện tượng thất lạc file.

Tuy nhiên, nếu bạn muốn sử dụng phiếu thu & phiếu thu bằng thủ công thì hãy xem qua những sản phẩm khác tại đây:

 Phiếu Thu – Phiếu Chi

2. Những nội dung có trong phần mềm quản lý thu chi bằng Excel


Để xây dựng một mẫu file Excel quản lý thu chi công ty hay cá nhân hiệu quả, người dùng cần có những nội dung sau trong file:

Thông tin về chứng từ: Số thứ tự, ngày tháng (đối với thu chi công ty)
Thông tin về giao dịch: Họ và tên người thực hiện, nội dung giao dịch (đối với thu chi công ty)
Thông tin về tài khoản phát sinh: Thu/chi, nội dung, số tiền, ghi chú (nếu có)

Nếu như bạn cảm thấy phần mềm quản lý thu chi bằng Excel này hữu dụng & cần thiết thì hãy Download File về máy & sử dụng nhé!


Quản lý thu chi là một trong những yếu tố quan trọng trong công việc kinh doanh cũng như trong đời sống hàng ngày. Việc sử dụng mẫu file Excel quản lý thu chi sẽ giúp người dùng theo dõi chi tiết và có được cái nhìn tổng quát về tình hình thu chi. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn quản lý thu chi hiệu quả và dễ dàng hơn.

HDSD Excel Kế toán Nhà nghỉ, khách sạn

22:58 Thêm bình luận
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

1. Khai báo thông tin ban đầu
Khi bắt đầu sử dụng, cần khai báo 1 số thông tin ban đầu liên quan đến đơn vị sử dụng, gồm các nội dung sau:

a. Đơn giá phòng:
Tại MENU, bạn nhập đơn giá thuê phòng tại đây:



Đơn giá thuê phòng là căn cứ để tính tiền thuê phòng

b. Danh sách phòng
Tại Check Phong, bạn nhập tên các phòng tại đây:



Trong này tôi nhập ví dụ cho 15 phòng (file giới hạn là 15 phòng)

c. Danh mục hàng hoá
Các thông tin liên quan đến hàng hoá: tên, mã, đơn vị tính, đơn giá nhập, đơn giá xuất
Trong DMHH, tôi giới hạn là 400 mã hàng



Tồn khi bắt đầu là tại thời điểm bắt đầu sử dụng file, hàng hoá đang tồn trong kho là bao nhiêu (với trường hợp hàng đã có sẵn trong kho)


2. Phát sinh
Hàng ngày khi phát sinh việc thuê phòng, nhập tại mục Ghi So

* Khách vào:
   - Cột Ngày: Là ngày khách vào
   - Cột Số phòng: Là phòng khách thuê
      -> Sau khi nhập thông tin tại 2 cột trên, ta sẽ có 1 mã tại cột mã phòng.
   - Cột giờ vào: Là số giờ và phút khách bắt đầu thuê phòng
   - Cột Loại nghỉ: Chọn loại hình thuê phòng: theo giờ, qua đêm, hoặc thuê nhiều ngày
          + Theo giờ hoặc qua đêm: Chỉ cần đánh dấu x
          + Ngày: Nếu thuê nhiều ngày, cần ghi rõ số ngày sẽ ở

          ==> Khi nhập thông tin khách vào, tại mục Check Phòng, phòng mà khách thuê sẽ hiện chữ Close để thông báo phòng đang có khách thuê, chưa trả phòng.

* Khách ra:
Khi khách trả phòng, ta nhập thông tin vào các cột sau:
   - Ngày ra: Nếu khách thuê trong cùng ngày với ngày vào (thuê theo giờ) thì có thể không cần nhập tại cột này. Chỉ nên nhập khi ngày ra không giống với ngày vào (nếu thuê trong ngày nhập cũng không ảnh hưởng gì)
   - Giờ ra: Ghi rõ số giờ, phút khách ra.
        ==> Khi nhập thông tin khách ra, tại mục Check phòng, phòng mà khách trả sẽ hiện chữ Open để thông báo phòng đã trả, có thể cho thuê tiếp.

Do đó, khi có khách mới, ta có thể kiểm tra tại mục Check phòng để biết phòng nào còn trống, có thể cho thuê.

* Khách mua hàng:
Khi khách mua hàng, vào mục Nhập Xuất để nhập thông tin. Cách nhập như sau:



Cột Ngày: Chỉ cần nhập 1 lần cho mỗi ngày có phát sinh
Cột Mã hàng, tên hàng: Hàng hoá nào phát sinh thì ghi. Khi chọn mã hàng sẽ tự động ra tên hàng tương ứng theo Danh mục hàng hoá.
Cột SL Nhập: nếu trong ngày phát sinh nhập thì ghi vào cột nhập với hàng hoá tương ứng

Khi khách mua hàng (xuất hàng), cần nhập theo mã phòng (mã phòng này có ở phần Ghi So). Khi mã phòng nào cần mua hàng gì, ta ghi theo mã phòng đó. Lưu ý mỗi 1 hàng là 1 dòng, không cần theo thứ tự, chỉ cần nhập theo phát sinh thực tế.


Khi khách trả phòng, nhập xong thông tin tại phần Khách ra, ta sẽ có các kết quả sau:
   - Thời gian nghỉ:
        + Số giờ: Được tính bằng số giờ ra - giờ vào (đã quy đổi các thông số liên quan đến chênh lệch ngày ra, vào)
        + Làm tròn: Làm tròn số giờ để tính tiền. Quy ước làm tròn như sau: Phần sau dấu phẩy (là số phút chênh lệch) nhỏ hơn 0,25 (tức là nếu quá giờ dưới 15 phút) thì coi bằng 0; từ 0,25 (tức là nếu quá giờ từ 15 phút trở lên) thì coi như thêm 1 giờ.
   - Thành tiền: Gồm 2 phần:
        + Tiền phòng: Tiền phòng được tính bằng Đơn giá x Số giờ.   Phần công thức tính tiền phòng sẽ thay đổi tuỳ theo đơn vị sử dụng, nên tôi sẽ phân tích kỹ với khách hàng nếu có yêu cầu.
        + Tiền hàng: Tiền hàng được tính bằng SL x Đơn giá hàng (phần thành tiền trong mục Nhap Xuat), tổng các mặt hàng xuất theo mã phòng đó.

         
Chi phí dọn phòng: ở đây tôi giả định chỉ có chi phí giặt ủi. Nhập số lượng đồ cần giặt, đơn giá sẽ ra số tiền

3. In biên lai



Chọn mã phòng tương ứng trong phần Ghi So. Các thông tin trong biên lai sẽ ghi tương ứng theo phát sinh của mã phòng, gồm:
Số phòng, giờ / ngày ra, vào
Các nội dung: Tiền phòng, hàng hoá đã mua (ở đây tối đa là 9 dòng tương ứng 9 mã hàng. Tuỳ yêu cầu của khách hàng mà điều chỉnh thêm/bớt)

Có thể thêm phần tổng tiền, số tiền bằng chữ... tuỳ theo yêu cầu của bạn.

4. Báo cáo tổng hợp



Khi muốn lập báo cáo tổng hợp, bạn làm 2 bước sau:
- Bước 1: Chọn thời gian tại mục Từ ngày... Đến ngày... (khoanh tròn to màu đỏ)   Thời gian báo cáo có thể là ngày, tháng, quý, năm... tuỳ nhu cầu báo cáo.
- Bước 2: Bấm vào nút Lọc (khoanh tròn nhỏ màu đỏ), tại đây bạn đánh dấu chọn tại x , bỏ dấu chọn tại (Blanks) , rồi ấn ok

Các nội dung trong báo cáo sẽ tự động được tính vào bảng để báo cáo, gồm:
- Chi tiết các khoản mục Chi phí, doanh thu của các phòng. (Chi phí là tiền giặt là, doanh thu là tiền thuê phòng)
- Nhập - xuất - tồn các mặt hàng, chi phí nhập hàng, doanh thu bán hàng
- Các khoản chi phí khác: Điện, nước... bạn nhập vào cột chi phí tương ứng với khoản mục

- Tổng các khoản chi phí, tổng doanh thu, từ đó xác định lãi / lỗ. Lãi thì tô màu xanh, Lỗ thì tô màu đỏ ở màu của số tiền lãi lỗ.
=> Download file excel kế toán nhà ngh, khách sạn