Hiển thị các bài đăng có nhãn thu-thuat-excel. Hiển thị tất cả bài đăng
Hiển thị các bài đăng có nhãn thu-thuat-excel. Hiển thị tất cả bài đăng

Hướng dẫn sử dụng Hyperlinks liên kết dữ liệu hiệu quả

19:17 Thêm bình luận
Người dùng Excel sử dụng Hyperlinks liên kết dữ liệu như một đường dẫn tắt nhanh gọn những nguồn thông tin khác. Để hiểu rõ cách thiết lập và sử dụng công cụ này, hãy cùng VINACOM xem bài viết bên dưới:

Thiết lập sử dụng Hyperlinks liên kết dữ liệu

Thiết lập Hyperlinks là thao tác đặt liên kết tới các đối tượng theo ý muốn của người sử dụng, giúp cho các trang tính có mối liên hệ mạch lạc với nhau và không bị bó buộc.

Để tạo Hyperlink tới một trang web:

Cách 1: Nhập trực tiếp url trang web vào ô muốn đặt link, sau đó ấn Enter.
Cách 2:



  • Chọn ô muốn đặt Hyperlink. Mở thẻ Insert, trong nhóm Links chọn Hyperlink.
  • Tại hộp thoại Insert Hyperlink, mục Link to, chọn Existing File or Web Page.
  • Trong mục Address, nhập url tới trang web.
Xem thêm: Tạo link tới website trong Excel
Để tạo Hyperlink tới một file có sẵn:
  1. Tại chức năng Hyperlink chọn Existing File or Web Page.
  2. Tìm kiếm file muốn link trong bảng Look in hoặc bằng chức năng Browse for File.


Để tạo một workbook Excel mới và gắn hyperlink tới đó:
  1. Chọn ô muốn đặt link.
  2. Tại chức năng Hyperlink, mục Link to, chọn Create New Document.
  3. Nhập tên cho workbook vào mục Name of new document.


Để tạo Hyperlink tới trang tính hoặc vùng đã đặt tên trong workbook:


  1. Chọn ô muốn đặt link.
  2. Tại chức năng Hyperlink, mục Link to, chọn Place in this document.
  3. Gõ ô muốn link tới trong mục Type the cell reference hoặc chọn trang tính hay vùng đặt tên để link tới ở bên dưới.
Để tạo Hyperlink trỏ tới địa chỉ thư có sẵn:

  1. Chọn ô muốn đặt link.
  2. Tại chức năn Hyperlink, mục Link to, chọn E-mail Address.
  3. Trong mục E-mail address, nhập địa chỉ mail.
  4. Trong mục Subject, nhập chủ đề mail.

Chỉnh sửa Hyperlinks

Sau khi đã tạo lập Hyperlink, người dùng có thể thay đổi hoặc xóa đi mà không gây ra bất kì sự thay đổi nào về nội dung đã liên kết.
Để thay đổi điểm đến của Hyperlink:
  1. Click chuột phải vào ô chứa hyperlink, sau đó chọn Edit Hyperlink.
  2. Tại hộp thoại Edit Hyperlink tiến hành thay đổi thông tin tùy ý, sau đó click OK.
Để xóa một Hyperlink:
  • Click chuột phải vào ô chứa hyperlink, chọn Remove Hyperlink.


Sửa và xóa Hyperlink

Thật là dễ dàng phải không? Chúc các bạn học tốt cùng VINACOM và đừng quên theo dõi những bài viết tiếp theo về kĩ năng MOS Excel 2010 nhé!

Cách Sử Dụng Hàm VLOOKUP Kêt Hợp SUM Hoặc SUMIF Trong Excel

18:29 Thêm bình luận

Trong bài hướng dẫn này, bạn sẽ tìm thấy một vài ví dụ công thức nâng cao diễn giải cách kết hợp hàm VLOOKUP với hàm SUM hoặc hàm SUMIF trong Excel để tìm và tính tổng các giá trị dựa trên một hay vài tiêu chí.


Có phải bạn đang cố tạo ra một tập tin tóm tắt trong Excel – tập tin mà sẽ xác định tất cả trường hợp của một gái trị cụ thể rồi tính tổng tất cả các giá trị liên quan đến các trường hợp đó? Hay, có phải bạn cần tìm tất cả giá trị trong một mảng đáp ứng như cầu của bạn rồi tính tổng các giá trị liên quan ở một bảng tính khác? Hay có thể bạn đang gặp phải một thử thách cụ thể hơn thế, chẳng hạn như xem qua bảng hóa đơn của công ty, xác định tất cả hóa đơn của một đại lý cụ thể, rồi tính tổng tất cả giá trị hóa đơn đó?

Nhiệm vụ có thể khác nhau, nhưng có cùng bản chất – bạn muốn tìm và tính tổng các giá trị dựa trên một hay nhiều tiêu chí trong Excel. Đó là loại giá trị gì? Bất cứ giá trị số nào. Vậy tiêu chí là gì? Bất kỳ tiêu chí nào 🙂 Bắt đầu từ một chữ sô hay một tham chiếu đến một ô chứa giá trị chính xác, rồi kết thúc bằng toán tử logic và công thức trong Excel trả về kết quả.

Vậy, Microsoft Excel có bất cứ tính năng nào có thể giải quyết các nhiệm vụ trên hay không? Tất nhiên là có rồi! Bạn có thể tìm ra giải pháp bằng cách kết hợp hàm VLOOKUP với hàm SUM hay hàm SUMIF trong Excel. Các ví dụ công thức dưới đây sẽ giúp bạn hiểu cách các hàm này hoạt động và cách sử dụng chúng cho dữ liệu thực tế.

Hãy lưu ý rằng, đây là các ví dụ nâng cao – điều này có nghĩa là bạn đã quen thuộc với các quy tắc và cú pháp cơ bản của hàm VLOOKUP. Nếu không, bạn chắc chắn phải xem qua phần đầu tiên của bài hướng dẫn về hàm VLOOKUP cho người mới bắt đầu.

HÀM VLOOKUP VÀ HÀM SUM TRONG EXCEL – TÍNH TỔNG CỦA CÁC GIÁ TRỊ TRÙNG KHỚP

Nếu bạn thao tác dữ liệu số trên Excel, thì thông thường bạn không phải chỉ xuất các dữ liệu liên quan từ một bảng khác mà còn tính tổng các con số từ một vài cột hay hàng. Để thực hiện thao tác này, bạn có thể kết hợp hàm VLOOKUP với hàm SUM.

Giả sử, bạn có danh sách các sản phẩm có đính doanh số trong vài tháng, một cột là một tháng.
DỮ LIỆU NGUỒN – DOANH SỐ HÀNG THÁNG

kết hợp hàm vlookup với hàm sum hoặc sumif trong excel

Bây giờ, bạn muốn lập bảng tính tổng về tổng doanh số của mỗi sản phẩm.
Giải pháp là sử dụng mảng trong thông số thứ ba (col_index_num) của hàm VLOOKUP trong Excel. Đây là công thức hàm VLOOKUP mẫu:

=SUM(VLOOKUP(lookup_value, lookup_range, {2,3,4}, FALSE))

Như bạn có thể thấy, chúng ta sử dụng mảng {2,3,4} trong câu lệnh thứ ba để hiển thị vài giá trị cần tìm trong cùng công thức VLOOKUP để tính tổng các giá trị ở cột 2, 3, và 4.

Và bây giờ, hãy điều chỉnh sự kết hợp của hàm VLOOKUP và hàm SUM đối với dữ liệu của chúng ta để tính tổng tất cả doanh số từ cột B đến cột M trong bảng trên:

=SUM(VLOOKUP(B2, ‘Doanh số hàng tháng’!$A$2:$M$9, {2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13},FALSE))
Quan trọng! Vì bạn đang tạo một công thức mảng, hãy chắc rằng bạn nhấp Ctrl+Shift+Enter thay vì chỉ nhấn mỗi Enter khi bạn gõ xong. Khi bạn thực hiện xong, Microsoft Excel sẽ đóng khung công thức của bạn trong dấu ngoặc nhọn như thế này:

{=SUM(VLOOKUP(B2,‘Doanh số hàng tháng’!$A$2:$M$9, {2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13},FALSE))}

Nếu bạn nhấp Enter, thì chỉ có giá tị đầu tiên trong mảng được xử lý, điều này sẽ cho kết quả sai.

kết hợp hàm vlookup với hàm sum hoặc sumif trong excel 1

Mẹo. Bạn có thể tò mò là tại sao công thức lại hiển thị [@Product] như là giá trị cần tìm trong ảnh chụp màn hình trên. Đó là vì tôi đã đổi dữ liệu của mình thành bảng (Insert tab>Table). Tôi cảm thấy rất thuận tiện khi thao tác với bảng Excel có đầy đủ chức năng hơn là các dải ô. Ví dụ, khi bạn gõ công thức vào một ô, Excel sẽ tự động sao chép nó cho toàn bộ cột và trong cách này, nó sẽ giúp bạn tiết kiệm vài giây quý báu.

Như bạn có thể thấy, việc sử dụng hàm VLOOKUP cùng với hàm SUM rất dễ. Tuy nhiên, đây không phải là giải pháp hoàn hảo, đặc biệt khi bạn đang thao tác với bảng lớn. Điểm mấu chốt ở đây là việc sử dụng công thức mảng có thể gây ảnh hưởng ngược lại hoạt động của sổ làm việc vì mỗi giá trị trong mảng cần một hàm VLOOKUP riêng biệt. Vì thế, càng có nhiều giá trị trong mảng thì càng có nhiều công thức mảng trong sổ làm việc, Excel sẽ chạy càng chậm.

Bạn có thể loại bỏ vấn đề này bằng cách sử dụng hàm INDEX và hàm MATCH thay vì hàm VLOOKUP và hàm SUM, và tôi sẽ cung cấp cho bạn vài ví dụ công thức trong bài viết tiếp theo.

CÁCH THỰC HIỆN CÁC PHÉP TÍNH KHÁC VỚI HÀM VLOOKUP TRONG EXCEL

Vài phút trước, chúng ta thảo luận ví dụ về cách bạn có thể xuất các giá trị từ một vài cột trong bảng cần tìm và tính tổng các giá trị đó. Tương tự, bạn có thể thực hiện các phép tính khác có kết quả được trả về bởi hàm VLOOKUP. Đây là một vài ví dụ công thức:

Thao tác
Ví dụ công thức
Mô tả
Tính giá trị trung bình
{=AVERAGE(VLOOKUP(A2, ‘Bảng cần tìm’!$A$2:$D$10,{2,3,4},FALSE))}
Công thức tìm giá trị từ ô A2 trong “Bảng cần tìm’ và tính giá trị trung bình ở các cột B,C,D trên cùng một hàng.
Tìm giá trị lớn nhất
{=MAX(VLOOKUP(A2,’Bảng cần tìm’$A$2:$D$10,{2,3,4},FALSE))}
Công thức tìm giá trị từ cột A2 trong ‘Bảng cần tìm’ rồi tìm giá trị lớn nhất ở các cột B, C, D trên cùng một hàng.
Tìm giá trị nhỏ nhất
{=MIN(VLOOKUP(A2,’Bảng cần tìm’$A$2:$D$10,{2,3,4},FALSE))}
Công thức tìm giá trị từ cột A2 trong ‘Bảng cần tìm’ rồi tìm giá trị nhỏ nhất ở các cột B, C, D trên cùng một hàng.
Tính phần trăm trên tổng số
{=0.3*SUM(VLOOKUP(A2,’Bảng cần tìm’$A$2:$D$10,{2,3,4},FALSE))}
Công thức tìm giá trị từ cột A2 trong ‘Bảng cần tìm’, tính tổng giá trị ở các cột B, C, D trên cùng một hàng, rồi tính 30% trên tổng số.

Nếu ta thêm các công thức trên vào bảng “Tổng doanh số” của ví dụ trước, thì kết quả sẽ tương tự như thế này:Lưu ý. Vì các công thức trên đều là công thức mảng, nên hãy nhớ nhấn Ctrl+Shift+Enter để nhập chúng vào ô được chính xác.
kết hợp hàm vlookup với hàm sum hoặc sumif trong excel 2

HÀM LOOKUP VÀ HÀM SUM – TÌM KIẾM TRONG MẢNG VÀ TÍNH TỔNG CÁC GIÁ TRỊ TRÙNG KHỚP

Trong trường hợp thông số cần tìm là một mảng thay vì một giá trị riêng lẻ, thì hàm VLOOKUP sẽ không có tác dụng bởi vì nó không thể tìm kiếm trong các mảng dữ liệu. Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng hàm LOOKUP – hàm tương tự với hàm VLOOKUP nhưng có thao tác với mảng và với các giá trị riêng lẻ.

Hãy xem xét các ví dụ sau, để bạn hiểu hơn điều mà tôi nói. Giả sử, bạn có một bảng liệt kê tên khách hàng, sản phẩm mua, và số lượng (Bảng chính). Bạn cũng có bảng thứ hai liệt kê giá sản phẩm (Bảng cần tìm). Nhiệm vụ của bạn là lập công thức tính tổng các đơn hàng đặt bởi các khách hàng xác định.
kết hợp hàm vlookup với hàm sum hoặc sumif trong excel


Có thể bạn vẫn nhớ, bạn không thể sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel bởi vì giá trị cần tìm (mảng dữ liệu) xuất hiện rất nhiều lần. Thay vào đó, bạn kết hợp hàm LOOKUP với hàm SUM như thế này:

=SUM(LOOKUP($C$2:$C$10,’Bảng cần tìm’!$A$2:$A$16,’Bảng cần tìm’!$B$2:$B$16)*$D$2:$D$10*($B$2:$B$10=$G$1))

Bởi vì đây là công thức mảng, hãy nhớ nhấn Ctrl+Shift+Enter để hoàn thành.

kết hợp hàm vlookup với hàm sum hoặc sumif trong excel 4

Và bây giờ, hãy phân tích các phần của công thức để bạn hiểu mỗi hàm hoạt động ra sao và có thể chỉnh sửa nó cho dữ liệu của riêng bạn.

Chúng ta sẽ đặt hàm SUM qua một bên, bởi vì công dụng của nó quá rõ ràng, và chỉ tập trung vào 3 thành phần được được nhân với nhau:
  • LOOKUP($C$2:$C$10,’Bảng cần tìm’!$A$2:$A$16,’Bảng cần tìm’!$B$2:$B$16)
Hàm LOOKUP này tìm kiếm hàng hóa được liệt kê trong cột C trong bảng chính, và trả về giá tiền tương ứng từ cột B trong bảng cần tìm.
  • $D$2:$D$10
Thông số này trả về số lượng mỗi sản phẩm mua bởi khách hàng, số lượng được liệt kê ở cột D trong bảng chính. Khi được nhân với giá tiền, điều này được trả về bởi hàm VLOOKUP ở trên, hàm này sẽ cung cấp cho bạn giá tiền của mỗi sản phẩm đã mua.
  • $B$2:$B$10=$G$1
Công thức này so sánh tên khách hàng ở cột B với tên khách hàng ở ô G1. Nếu trùng khớp, nó sẽ trả về “1”, nếu không thì nó sẽ trả về “0”. Bạn sử dụng nó chỉ để xóa tên khách hàng không xuất hiện ở ô G1, bởi vì tất cả chúng ta đều biết bất cứ số nào nhân với 0 đều bằng 0.
Bởi vì công thức của chúng ta là công thức mảng nên nó lặp lại quá trình trên cho mỗi giá trị trong mảng cần tìm. Và cuối cùng, hàm SUM tính tổng các kết quả của phép nhân. Chẳng có gì khó khăn cả, đúng không nào?

Lưu ý. Để công thức LOOKUP hoạt động chính xác thì bạn cần phải lọc cột cần tìm trong bảng cần tìm theo thứ tự tăng dần (từ A đến Z). Nếu việc lọc không được chấp nhận đối với dữ liệu của bạn, thì hãy thử qua công thức SUM/TRANSPOSE được gợi ý bởi Leo.

HÀM VLOOKUP VÀ HÀM SUMIF – TÌM KIẾM VÀ TÍNH TỔNG CÁC GIÁ TRỊ ĐÁP ỨNG CÁC TIÊU CHUẨN NHẤT ĐỊNH

Hàm SUMIF trong Excel thì tương tự với hàm SUM về mặt tính tổng các giá trị. Điểm khác biệt chính là hàm SUMIF tính tổng chỉ các giá trị đáp ứng tiêu chuẩn mà bạn đã định rõ. Ví dụ, công thức SUMIF đơn giản nhất =SUMIF(A2:A10,”>10″) tính tổng các giá trị từ ô A2 đến ô A10, các giá trị lớn hơn 10.

Rất dễ, đúng không? Và bây giờ, hãy cân nhắc một trường hợp phức tạp hơn nhiều. Giả sử, bạn có một bảng liệt kê tên người bán và số chứng minh nhân dân (bảng cần tìm). Bạn có một bảng khác có cùng số chứng minh nhân dân và các con số liên quan đến doanh số (bảng chính). Nhiệm vụ của bạn là tìm tổng doanh số của một người xác định bằng số chứng minh nhân dân của họ. Và, có hai nhân tố phức tạp:

Bảng chính chứa nhiều mục có cùng số chứng minh nhân dân theo thứ tự ngẫu nhiên.
Bạn không thể thêm cột “Tên người bán” vào bảng chính.

kết hợp hàm vlookup với hàm sum hoặc sumif trong excel 5

Và bây giờ, hãy lập công thức mà, đầu tiên, tìm kiếm tất cả doanh số của một người xác định, và thứ hai, tính tổng các giá trị.

Trước khi lập công thức, hãy để tôi nhắc bạn cú pháp của hàm SUMIF:

SUMIF(range, criteria, [sum_range])

range – thông số này đã tự giải thích cho chính nó rồi, chỉ là một dải ô mà bạn muốn đánh giá thông qua các tiêu chuẩn nhất định.

criteria – điều kiện nói cho công thức biết cần tính tổng giá trị nào. Nó có thể được dùng dưới dạng số, tham chiếu ô, biểu thức, hay hàm Excel khác.

sum_range – thông số này là tùy chọn, nhưng rất quan trọng đối với chúng ta. Nó xác định dải ô nơi mà các giá trị của ô tương ứng sẽ được cộng. Nếu loại bỏ, Excel sẽ tính tổng tất cả giá trị của các ô đã được xác định ở câu lệnh thứ nhất (thông số đầu tiên).

Hãy nhớ những điều trên, giờ chúng ta hãy xác định ba thông số cho hàm SUMIF của mình. Có thể bạn vẫn còn nhớ, chúng ta muốn tính tổng tất cả doanh số của một người xác định. Tên của người đó được nhập vào ô F2 trong bảng chính (hãy xem lại hình ảnh ở trên).
  • Range – bởi vì chúng ta đang tìm kiếm thông qua số chứng minh nhân dân của người bán, nên thông số range cho hàm SUMIF của chúng ta chính là cột B ở bảng chính. Bây giờ, bạn có thể nhập dải ô B:B, hay nếu bạn đổi dữ liệu của mình thành bảng, bạn có thể sử dụng tên cột để thay thế: Main_table[ID]
  • Criteria – bởi vì chúng ta có tên người bán hàng ở bảng khác (bảng khác), nên chúng ta phải công thức VLOOKUP để tìm số chứng minh nhân dân tương ứng của người đó. Tên của người đó được nhập ở ô F2 trong bảng chính, vì thế chúng ta sử dụng công thức này để tìm kiếm nó:
VLOOKUP($F$2,Lookup_table,2,FALSE)
Tất nhiên, bạn có thể nhập tên trong tiêu chuẩn cần tìm của hàm VLOOUP, nhưng sử dụng tham chiếu ô tuyệt đối thì tốt hơn bởi vì nó tạo ra công thức chung có hiệu quả cho bất cứ tên nào được nhập vào ô xác định.
  • Sum range – đây là phần dễ nhất. Bởi vì các con số thể hiện doanh thu của chúng ta nằm ở cột C có tên “Doanh số”, chúng ta chỉ cần đặt Main_table[Sales].
Bây giờ, tất cả những gì bạn cần là tập hợp tất cả các phần của công thức lại và công thức SUMIF + VLOOKUP của bạn đã sẵn sàng:

=SUMIF(Main_table[ID], VLOOKUP($F$2, Lookup_table, 2, FALSE), Main_table[Sales])

kết hợp hàm vlookup với hàm sum hoặc sumif trong excel 6

Cách Sử Dụng Hàm Vlookup, Hàm Sumif Trong Excel Hiệu Quả

18:09 Thêm bình luận

VINACOM Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Hàm Vlookup và Hàm Sumif trong Excel Hiệu Quả Nhất Nhé!

cách sử dụng hàm vlookup trong excel

Mời các bạn xem Video hướng dẫn cách sử dụng hàm vlookup và Hàm Sumif trong Excel hiệu quả nhất!


Cách Viết Hoa Chữ Cái Đầu Trong Excel Nhanh Nhất

17:48 Thêm bình luận

Hướng dẫn cách viết hoa chữ cái đầu trong excel nhanh nhất

viet hoa chu cai dau trong excel

Xin chào các bạn!

Việc thao tác Excel thuần thục và nhanh chóng là điều sẽ giúp ích cho chúng ta rất nhiều trong công việc và trong đó có một số cách viết hoa chữ cái đầu trong excel đôi khi rất đơn giản nhưng các bạn sẽ dễ bị bỏ quên. Do đó, hãy theo dõi thường xuyên VINACOM đễ khi nào quên thì nhớ mở ra xem lại nhé!

Bây giờ, mời các bạn xem Video về cách viết hoa chữ cái đầu trong Excel văn phòng nhé!


File Quản Lý Nhập Xuất Tồn Bằng Excel Miễn Phí

08:38 Thêm bình luận

VINACOM chia sẻ cho bạn File Quản Lý Nhập Xuất Tồn Bằng Excel Chuyên Nghiệp nhưng lại miễn phí 100% – Giúp bạn làm chủ kho hàng


Quản lý Nhập Xuất Tồn là một trong những hoạt động quan trọng của mọi cửa hàng/công ty/đại lý nhằm kiểm soát được số lượng hàng hóa cũng như hỗ trợ đưa ra hướng phát triển trong kinh doanh hợp lý. Một trong những phương pháp được nhiều chủ áp dụng khi quản lý nhập xuất đó là sử dụng mẫu file Excel quản lý nhập xuất tồn. Để có được một phần mềm quản lý nhập xuất tồn thì bạn sẽ phải tốn khá là nhiều tiền trong những việc như sau:

Phí đăng ký phần mềm mua lần đầu
Phí Gia hạn phần mềm
Phí nâng cấp phần mềm
….
Hiện nay, một số công ty phần mềm kế toán nổi tiếng dành riêng cho những doanh nghiệp có mức doanh thu lớn, những công ty có nhiều chi nhánh & trụ sở thì việc sử dụng các phần mềm kế toán như MISA, Bravo… là thực sự cần thiết nhằm tránh thất thoát cũng như rủi ro về tài sản. Nhưng ở đây nơi bạn đang làm việc là một công ty vừa & nhỏ thì số lượng hàng hóa nhập xuất tồn hạn chế thì File quản lý nhập xuất tồn bằng Excel miễn phí do VINACOM chia sẻ này sẽ là một trong những giải pháp tối ưu hàng đầu cho bạn – cho tôi & cho mọi kế toán văn phòng.

Có thể bạn sẽ quan tâm:


Hãy cùng VINACOM tìm hiểu qua về phần mềm quản lý nhập xuất tồn bằng Excel này nhé!

1. Mẫu file quản lý nhập xuất tồn bằng Excel


1.1 Giao diện chính của File nhập xuất tồn

quản lý nhập xuất tồn bằng excel
File quản lý nhập xuất tồn bằng excel miễn phí

Để quản lý hàng hóa bằng Excel, điều đầu tiên người dùng cần làm đó là thiết kế và nhập số liệu trong file Excel. Giao diện quản lý hàng hóa bao gồm: in Phiếu nhập, in phiếu xuất, Tổng hợp NXT, Thẻ kho, Tổng hợp doanh thu theo từng mặt hàng, chi tiết doanh thu theo mặt hàng, tổng hợp doanh thu theo khách hàng, chi tiết doanh thu theo khách hàng, tổng hợp doanh thu theo nhân viên, tổng hợp mua vào theo nhà cung cấp, chi tiết mua vào theo nhà cung cấp.

1.2 – Hướng dẫn sử dụng File quản lý nhập xuất tồn bằng Excel


Để sử dụng tốt File quản lý hàng hóa nhập xuất tồn này, các bạn có thể mở file NXT ra xem trong phần hướng dẫn sử dụng. Tại vài viết này chúng tôi chỉ viết sơ lược về các sử dụng File Excel để các bạn nắm rõ phần cơ bản:
– Nguyên tắc đánh phiếu Nhập kho:
+ Bắt đầu bằng NK
+ Gơi ý: Theo cấu trúc: NK-tháng-số
+ Ví dụ: NK01001; NK02001
– Sheet TỔNG HỢP NXT
– Tạo mã nguyên liệu, hàng hóa , và nhập số dư đầu kỳ ở sheet TỔNG HỢP NXT
– Cập nhật số dư đầu năm
Sheet data NXT
– Các cột tô màu là công thức có sẵn , không được xóa
– Cập nhập thông tin Nhập – xuất
– In phiếu xuất kho ở sheet Phiếu Xuất
– In phiếu nhập kho ở sheet Phiếu nhập
– In thẻ kho ở sheet Thẻ kho: Chọn MÃ VẬT TƯ, HÀNG HÓA Ở Ô C7. Lưu ý: bỏ Blanks ở ô H17 trước khi in.

1.1. Các số liệu có trong file Excel quản lý nhập xuất tồn:


Một bảng Excel quản lý kho cần có:
Bảng nhập số liệu: Ngày ghi sổ, chứng từ, mã hàng hóa, số lượng nhập.
Sổ kho: Số thứ tự, sản phẩm, tồn đầu ngày, nhập trong ngày, xuất bán trong ngày, tồn cuối ngày.
Báo cáo nhập xuất tồn: Mã hàng hóa, tên hàng hóa, đơn vị tính, dư đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ.
Sổ chi tiết hàng hóa: Chứng từ, diễn giải, tài khoản đối ứng, đơn giá, xuất, nhập, tồn.
Sổ kho để in: Ngày, chứng từ, nội dung, nhập xuất tồn (số lượng, giá tiền).
Mẫu phiếu nhập kho – xuất kho: Số thứ tự, tên, nhãn hiệu, phẩm chất hàng hóa/vật tư, mã số, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.

2 – Những lưu ý khi sử dụng File quản lý nhập xuất tồn bằng Excel


Để quản lý nhập xuất tồn bằng Excel miễn phí mang đến hiệu quả cao nhất bạn cần lưu ý một số vấn đề sau.

2.2. Phải có kiến thức về Excel


Một điều lưu ý khi sử dụng mẫu quản lý nhập xuất tồn bằng Excel đó là người dùng phải có kiến thức nhất định về Excel bởi các hàm tính toán cũng như thao tác trong phần mềm khá phức tạp. Nếu không nắm vững kiến thức về Excel các bạn sẽ gặp rất nhiều khó khăn khi sử dụng Excel để quản lý kho.
Thao tác xử lý tập tin
Thao tác định dạng và thiết kế bảng tin
Thao tác về dữ liệu
Các hàm IF, COUNIF, SUMIF, SUBTOTAL, VLOOKUP, SUM, AVERAGE,…

2.3. Những lưu ý khác

Chú ý khi nhập các hàm tính để tránh lỗi sai cơ bản như lỗi về giá trị hay lỗi tham chiếu.
Chỉnh độ rộng trước khi viết hàm.
Sử dụng tính năng bảo mật để hạn chế sự xâm nhập của người ngoài vào dữ liệu.
Cẩn thận khi nhập dữ liệu, tránh các sai sót hay nhầm lẫn.

3. Những rủi ro khi quản lý kho bằng Excel


File Excel quản lý toàn diện kho hàng hóa là một phương pháp quản lý kho được khá nhiều kế toán viên ưa chuộng và sử dụng vì nó miễn phí & nhẹ. Tuy khá đơn giản và dễ sử dụng nhưng quản lý hàng hóa trong kho bằng Excel ẩn chứa nhiều hạn chế, khiến việc quản lý đôi khi rất bất tiện và khó khăn. Bạn cần phải nắm rõ những rủi ro sau đây để tránh bị tình trạng đáng tiếc xảy ra.

3.1. Nhập liệu thủ công, mất thời gian, dễ sai sót, nhầm lẫn


Khi quản lý nhập xuất tồn hàng hóa bằng Excel, kế toán viên sẽ phải nhập liệu thủ công trên file. Điều này rất dễ dẫn đến sai sót hoặc nhầm lẫn đặc biệt khi số lượng hàng hóa quá lớn. Nó có thể gây sai sót cho toàn bộ hệ thống, ảnh hưởng đến bộ phận kho cũng như bộ phận bán hàng. Bên cạnh đó cách nhập liệu này cũng gây mất thời gian, gây lãng phí nguồn lực.

3.2. Dữ liệu không được bảo mật, dễ mất


Do file Excel được lưu trữ trên máy tính dùng chung cho cửa hàng nên rất khó để bảo mật dữ liệu một cách hiệu quả. Hơn nữa, nếu trong quá trình làm việc, máy tính gặp trục trặc hoặc người dùng sơ ý thì việc mất dữ liệu hoàn toàn có thể xảy ra. Bên cạnh đó, Excel không có tính năng ghi nhớ thao tác nên chủ cửa hàng rất khó để xử lý và quy kết trách nhiệm khi có vấn đề xảy ra.

3.3. Quản lý công nợ với nhà cung cấp dễ bị nhầm lẫn


Khi sử dụng file Excel để quản lý nhập xuất tồn, thông tin không được lưu trữ thống nhất trên 1 file, vì vậy quản lý công nợ với nhà cung cấp sẽ rất dễ xảy ra nhầm lẫn. Tình trạng thiết sót hay ghi nhầm số liệu không còn quá xa lạ với người dùng file Excel. Điều này có thể ảnh hưởng đến việc theo dõi và ra quyết định kinh doanh của doanh nghiệp.

3.4. Không cập nhật số liệu liên tục với các bộ phận khác


Tuy file Excel quản lý nhập xuất tồn đơn giản nhưng nó lại không hỗ trợ việc cập nhật số liệu liên tục với các bộ phận khác. Khi có sự thay đổi về hàng hóa trong kho, nhân viên kho sẽ phải kiểm kho mới có được số lượng chính xác để báo với các bộ phận khác. Chính vì vậy, công việc bán hàng đôi khi sẽ gặp phải bất tiện vì không cập nhật thông tin kịp thời.

Rồi, như vậy là đã xong bài giới thiệu về cách sử dụng file quản lý nhập xuất tồn cũng như những rủi ro thường gặp khi sử dụng. Sau đây, để tải file quản lý nhập xuất tồn bằng Excel


Nếu như bạn vẫn đang e ngại bởi một số những rủi ro trên khi sử dụng file excel này thì tôi vẫn khuyên các bạn sử dụng phần mềm kế toán Misa, Bravo…
Ở bài tiếp theo, VINACOM sẽ share cho bạn “phần mềm kế toán Misa Full Crack” cho bạn nào có nhu cầu sử dụng nhé!

Hàm IF trong Excel - Cách sử dụng và ví dụ

14:46 Thêm bình luận

Hàm IF trong Excel - Cách sử dụng và ví dụ


Bài viết sẽ đưa ra một vài ví dụ đơn giản giúp các bạn làm quen và hiểu rõ hơn về cách sử dụng hàm IF trong Excel để đạt hiệu quả hơn trong công việc.

Các ví dụ trong bài, mình sử dụng Excel của bộ Office 2007, các bạn hoàn toàn có thể áp dụng cho Office 2003 , 2010, hay 2013.


Trước hết nhắc lại cấu trúc hàm IF:

=IF(BIỂU THỨC SO SÁNH, GIÁ TRỊ NẾU ĐÚNG, GIÁ TRỊ NẾU SAI)



Ví dụ 1:


Tại cột A tôi có cột dữ liệu dạng số. Nhu cầu của tôi là sử dụng hàm IF để tại cột B tôi có được kết quả là "Nếu giá trị bên cột A = 0 thì cột B hiển thị "Không", nếu cột A khác 0 thì hiển thị "Có". 
Đơn giản, tôi chỉ cần gõ công thức (không phân biệt HOA - thường) tại ô B2 :
=IF(A2=0,"Không","Có")
Copy công thức này cho ô B3 cho đến B7 ta có được kết quả:



Vậy là bạn đã nắm sơ qua được cách thức sử dụng hàm IF, giờ ta chuyển sang một ví dụ khó hơn để các bạn thực hành. 

Ví dụ 2:



Vẫn với cột giá trị tương tự như tại ví dụ 1. Nhưng nhu cầu của tôi giờ là làm sao để cột B hiển thị theo mong muốn : Nếu giá trị cột A = 0 thì hiển thị "Không", nếu <0 thì hiển thị "Âm" và nếu nếu >0 thì hiển thị "Dương". Ta viết công thức tại ô B2 như sau:
=IF(A2=0,"Không",IF(A2<0,"âm","dương"))
Nhìn vào công thức thì có vẻ phức tạp dần, một số bạn sẽ vẫn còn chưa rõ, ta có thể hiểu công thức trên qua minh họa 




Copy công thức vừa nhập tại B2 cho các ô B3 đến B7, ta có được kết quả như mong muốn:




Áp dụng những kiến thức và kinh nghiệm có được qua 2 ví dụ trên. Ta đi đến ví dụ 3.

Ví dụ 3:



Mình có bảng dữ liệu điểm của học sinh như hình trên. Mình muốn tại cột C hiển thị theo mong muốn :
0<= Điểm < 5 - Loại "Yếu"
5<= Điểm < 8 - Loại "Khá"
8<= Điểm - Loại "Giỏi"
(Tên học sinh, điểm, xếp loại chỉ mang tính chất ví dụ)

Muốn làm được vậy tại ô C2 mình gõ công thức:
=IF(B2>0,IF(B2<5,"Yếu",IF(B2<8,"Khá","Giỏi")) )
Copy công thức cho các ô C3 đến C5 ta có được kết quả:




Trong Excel còn rất nhiều hàm khác nữa nhưng khuôn khổ bài viết giới hạn mình không thể giới thiệu hết được. Hy vọng từ các ví dụ nhỏ ở trên các bạn có thể nắm được phần nào cách sử dụng hàm IF trong Excel để giải quyết công việc được nhanh chóng và chính xác.
Tác giả bài viết: Nguyễn Hoàng Thanh

Nguồn: echip.com.vn

CÁCH XOAY NGANG MỘT TRANG GIẤY

13:55 Thêm bình luận
Một trang giấy ngang sẽ giúp chúng ta đọc được nhiều nội dung hơn, không phải di chuyển đầu và mắt nhiều. Vì vậy đối với những tài liệu không bắt buộc phải sử dụng khổ giấy dọc thì bạn nên chọn khổ giấy ngang.

1. Hướng dẫn cách xoay ngang 1 trang giấy trên Word

Xoay ngang 1 trang giấy trên Word khá là đơn giản, bạn chỉ cần chọn  Layout  trên thanh công cụ, nhấn nút  Orientation , sau đó chọn  Landscape .
Cách xoay ngang trang giấy trên Word



2. Hướng dẫn cách xoay ngang 1 trang giấy trên Excel
Tương tự như trên Word, để xoay ngang 1 trang giấy trong Excel, bạn chọn  Page Layout  trên thanh công cụ, nhấn nút  Orientation , sau đó chọn  Landscape .
Cách xoay ngang trang giấy trên Excel
3. Hướng dẫn cách xoay ngang 1 trang giấy trên PowerPoint
Để xoay ngang 1 trang giấy trên PowerPoint, bạn chọn  Design  trên thanh công cụ, nhấn nút  Slide Size  sau đó chọn  Custom Slide Size… 
Cách xoay ngang trang giấy trên Power Point

Sau khi cửa sổ Slide Size được mở, bạn chọn  Landscape  trong cả 2 phần Slides và Notes, Handouts & Outline sau đó nhấn nút  OK  để lưu lại thay đổi.

Chúc các bạn thành công!!!