Tuy tính năng fax đã được nhiều dòng máy in đa năng trang bị nhưng không phải ai cũng biết sử dụng và khai thác triệt để tính năng này.
Thiết lập tính năng Fax cho máy in đa năng
Để có thể gửi và nhận fax với chiếc máy in đa năng, bạn cần thực hiện những bước thiết lập ban đầu. Bước này tương đối khó và đa số các máy in đa năng sau khi cài driver thành công sẽ có một trình thuật sĩ yêu cầu bạn thực hiện. Việc của bạn là chỉ làm theo các bước đó. Mỗi dòng máy in giao diện có khác nhau nhưng cơ bản gồm các bước sau (minh họa trên giao diện thuật sĩ máy in HP):
Kết nối máy in với máy tính
- Trước khi tiến hành các bước thiết lập, bạn nhớ mở nắp đậy của cổng LINE và kết nối đường dây điện thoại vào cổng này.
- Trước tiên ở bước Connect Your Device Now, bạn hãy gắn nguồn cho máy in > bật công tắt máy và kết nối máy in với máy tính thông qua cáp USB. Bạn cần quan sát hình minh họa để có cách làm đúng.
- Khi bạn thực hiện đúng thao tác và nhấn Next thì sẽ có thông báo Device detected. Bạn chỉ cần đợi vài giây để chuyển sang bước tiếp theo.
Thiết lập cơ bản tính năng fax cho máy in
Ở bước Fax Setup sẽ giúp bạn khai báo thông tin được hiển thị ở Header của bản Fax đi, cài đặt cho máy nhận được Fax từ địa chỉ khác gửi đến cũng như xem, in bản fax. Để bắt đầu, bạn nhấn Next.
- Cửa sổ thứ hai của Fax Setup, bạn hãy khai báo Location (Quốc gia) là VietNam. Sau đó, bạn cẩn thận gõ đúng tên đơn vị hoặc cá nhân dùng máy Fax ở ô Name, khai báo số Fax cho máy. Bên dưới sẽ có hai câu hỏi cho bạn:
+ Are voice calls also received on this phone line?: Đường dây fax bạn đang kết nối với máy in có thể nhận cuộc gọi?, bạn hãy chọn vào Yes nếu đúng vậy, ngược lại hãy chọn No.
+ Do you have a distinctive ring for a fax calls? Máy in đa năng có âm báo đặc biệt giúp bạn nhận dạng khi có fax tới?, bạn hãy nhấn Yes.
- Hãy kiểm tra lại lần cuối thông tin và nhấn Next.
Lưu ý: Để biết chính xác số Fax, bạn cần xem lại đường dây tín hiệu fax muốn kết nối với máy in và kiểm tra kỹ nó là số mấy trước khi nhập. Nếu đường dây fax có tín hiệu thoại thì bạn có thể gọi vào máy di động để biết số.
- Ở bước tiếp theo, bạn thiết lập cho chức năng trả lời của máy in đa năng. Câu hỏi đầu What distinctive ring pattern is used for your fax calls?, tùy theo sở thích mà bạn có thể chọn chuông đơn thuần (All Rings), chuông đơn (Single Rings), chuông đôi hoặc ba (Double/Triple Rings)… Câu hỏi thứ hai Is there an answering machine on this line? (có hệ thống trả lời tự động ở đường dây này hay không?) thì bạn nên chọn No. Sau đó, bạn nhấn Next.
- Bước tiếp theo, bạn hãy khai báo đường dây hiện tại có tín hiệu DSL hay không (Do you have DSL Internet service on this phone line?) và bạn có kết nối modem trên đường dây này hay không (Are you connecting a computer modem on this phone line?). Sau khi khai báo xong, bạn nhấn Next để sang bước tiếp theo.
- Ở bước Connect your Fax, bạn hãy đánh dấu chọn trước những gì đã thiết lập và cài đặt cho máy in đa năng, đây chính là bước để bạn kiểm tra thật kỹ các thiết lập. Chẳng hạn: I am sharing a voice line with my fax để kiểm định lại là bạn có đang chia sẻ đường dây điện thoại để fax hay không… Một sơ đồ sẽ hiện ra ở khung để bạn so sánh. Khi đã chắc chắn, bạn hãy nhấn Next.
- Bước Testing the Fax Setup cho phép bạn fax thử với những thiết lập vừa rồi. Bạn hãy kiểm tra lại thông số đằng sau dấu để chắc chắn. Nếu muốn chạy thử, bạn nhấn chọn Run a fax test after configuring my HP device và chọnNext.
Thiết lập tính năng Fax số (Digital Fax) trên máy tính
Ở cửa sổ hoàn tất cài đặt, bạn đừng vội nhấn Exit mà hãy chọn Set Up Digital Fax và tiến hành cài đặt tính năng này.
Ở cửa sổ Settings, bạn kích hoạt chế độ nhận Fax từ máy tính bằng cách nhấn On ở mục Fax to PC Setup. Sau đó chỉ định thư mục lưu Fax ở Destination Folder. Nếu muốn bản fax hiển thị thông tin người gửi bạn hãy nhấn chọnInclude Fax information in TIFF header. Cuối cùng, bạn hãy chon On ở Incoming Fax Notification để có âm báo khi có Fax và nhấn Finish để kết thúc.
Vài lưu ý về tính năng Fax của máy in đa năng
Trong phần lớn các văn phòng hiện nay thường dùng hai loại máy Fax và máy in khác nhau. Tuy nhiên công nghệ tích hợp tất cả các máy văn phòng vào trong một ở máy in đa năng khiến cho công việc được giải quyết nhanh hơn. Bạn có thể vừa in, vừa copy và vừa fax một loại văn bản từ một bộ phận điều khiển duy nhất là máy tính, rất thuận tiện. Do đó, việc sở hữu một chiếc máy tích hợp đa chức năng là nên.
- Khi chọn máy in đa năng hỗ trợ Fax, bạn nên chọn những máy hỗ trợ các tiêu chuẩn công nghệ mới để việc chuyển fax được nhanh chóng. Chẳng hạn như tiêu chuẩn Super G3 của máy in Canon. Ngoài ra, bạn cũng lưu ý thông số kỹ thuật có hỗ trợ các tính năng đảm bảo an ninh hay không. Chẳng hạn như tính năng truy cập lại số fax, kiểm tra thông tin fax RX, từ chối cuộc gọi, từ chối nhận fax…
- Một lưu ý nữa khi bạn lựa chọn tính năng fax của máy in là khay giấy có thể fax tối đa được bao nhiêu và có hỗ trợ được bao nhiêu danh bạ trong bộ nhớ của máy. Bạn cũng xem xét kỹ máy in đa năng sắp mua có hỗ trợ các chức năng cao cấp khác như lưu bản fax vào bộ nhớ máy và hỗ trợ việc chép các bản fax sang USB trong trường hợp hết giấy hay mực hay không. Tuy nhiên, bạn cũng nên xem xét mức độ cần thiết với từng tính năng vì chỉ cần thêm một tính năng thì giá cũng vì thế mà cao lên.
Thao tác Fax trên máy in đa năng
I. Gửi nhận fax trực tiếp trên máy in
- Bạn để tài liệu úp xuống khay giấy cần Fax đi.
- Khi đã thiết lập xong, bạn nhấn nút Start để bắt đầu Fax đi. Một số dòng máy sau khi thiết lập thông số, bạn hãy đợi sau khi máy phát ra tiếng kêu “rít rít, u u…” thì mới nhấn Start để gửi bản Fax đi.
II. Cách gửi và nhận Fax trên Windows 7 với máy in đa năng
Bạn khởi động ứng dụng tích hợp có sẵn trên Windows 7 hỗ trợ gửi nhận Fax bằng cách vào Start > All Programs > Windows Fax and Scan. Với công cụ này, việc gửi và nhận bản Fax sẽ đơn giản giống như khi bạn gửi một bức thư điện tử vậy.
Chú ý: Nếu bạn không tìm ra Windows Fax and Scan từ All Programs thì có thể tiến hành các bước sau để cài đặt:
+ Vào Start > Control Panel > nhấn chọn Programs and Features.
+ Nhấn liên kết Turn Windows features on or off ở khung bên trái > nhấn dấu + trước Print and Document Services > đánh dấu chọn trước Windows Fax and Scan > OK và khởi động lại máy tính.
- Nếu đây là lần đầu bạn kết nối với thiết bị Fax, hãy ấn nút New Fax, sau đó làm theo hướng dẫn của Fax Setup Wizard để kết nối. Nếu bạn đã từng kết nối với các máy Fax hay các thiết bị mạng trước đây, giờ muốn chuyển thành Fax modem, thì hãy vào menu Tools > Fax Accounts > Add, sau đó làm theo hướng dẫn của Fax Setup Wizard để kết nối với Fax modem.
- Trên dòng điền địa chỉ người nhận, bạn nhấn liên kết "To" để chuyển tới sổ danh bạ (Address Book) của Outlook hoặc Windows Address Book. Sau đó, bạn chỉ việc chọn tên người nhận trong danh bạ và để cho Windows Fax and Scan tự động nhập số điện thoại từ danh bạ. Bạn cũng có thể gửi tới một người nào đó không có trong danh bạ bằng cách điền số Fax nhận vào.- Để bắt đầu tạo một bản Fax mới, bạn nhấn nút New Fax trên menu File để sử dụng các bản Fax mẫu với đầy đủ các chức năng bạn cần.
- Tiếp theo, bạn điền tiêu đề của bản Fax ở ô Fax và gõ các tin nhắn, các chú ý... mà bạn muốn đưa vào khung soạn thảo của chương trình. Windows Fax and Scan cung cấp nhiều công cụ cần thiết cho việc ghi chú ý cho bản Fax. Bạn còn có thể chèn cả hình ảnh vào đó hay đính kèm các tài liệu khác vào cùng bản Fax (giống hệt như khi bạn gửi email), khi đó các trang đính kèm sẽ trở thành các trang trong bản Fax của bạn. Bạn cũng có thể gửi kèm nhiều tài liệu trong một bản Fax.
- Bạn có thể nhấn nút có biểu tượng máy scan trên thanh công cụ để quét một tài liệu muốn đính kèm bản Fax. Để cho tài liệu chuyển đi được đẹp, bạn có thể điều chỉnh các thiết đặt cho tài liệu mà bạn muốn quét như chọn kích cỡ giấy, điều chỉnh màu, độ phân giải...
- Cũng tại cửa sổ New Fax, bạn có thể chọn bìa Cover hay đính kèm tài liệu bất kỳ bằng cách ấn nút Attach trên thanh công cụ Fax, chèn thêm ảnh bằng nút Insert Picture.
- Để thiết lập thông số địa chỉ Fax của người nhận, bạn nhấn biểu tượng bàn phím và nhập tên người nhận (Recipient Name), số Fax (Fax Number Detail). Nếu bạn muốn Fax ra nước ngoài thì đánh dấu chọn trước Use country and area code > chọn tên nước (Country/Region), City/Area Code (mã tỉnh, thành phố), số Fax (Fax number). Cuối cùng, bạn nhấn OK để lưu lại.
III. Cách gửi và nhận Fax trên Windows XP với máy in đa năng
1. Cài đặt thành phần bổ sung Fax Services
Tương tự như trên Windows 7, bạn cần phải cài đặt thành phần bổ sung để kích hoạt Fax/modem máy tính bằng cách:
- Vào Start > Control Panel > Add or Remove Programs.
- Vào Start > Control Panel > Add or Remove Programs.
- Nhấn Add/Remove Windows Components để kích hoạt Windows Components Wizard.
- Trong các danh sách Components, bạn chọn vào hộp kiểm Fax Services > Next.
- Hệ thống sẽ cài đặt thành phần Fax. Nếu bạn bị nhắc nhở khi thực hiện cài đặt, hãy đưa đĩa Microsoft Windows XP CD vào, sau đó nhấn OK. Cuối cùng, bạn nhấn Finish > Close.
2. Cài đặt tính năng gửi và nhận Fax
- Vào Start > All Programs > Accessories > Communications > Fax, sau đó nhấn Fax Console.
- Khi Fax Configuration Wizard xuất hiện, bạn nhấn Next. Trên cửa sổ Sender Information, bạn đánh vào đó thông tin mà bạn muốn xuất hiện trên trang lề của Fax (tương tự như trên Windows 7). Không nhất thiết phải điền đầy đủ các ô trong đó > nhấn Next để tiếp tục.
- Trên cửa sổ Transmitting Subscriber Identification (TSID), bạn đánh vào đó thông tin mà bạn muốn sử dụng trong hộp TSID. Điển hình, những thông tin này thường gồm có số Fax và tên doanh nghiệp cũng như tên của bạn > nhấn Next.
- Trên cửa sổ Called Subscriber Identification (CSID), bạn đánh vào đó thông tin trong hộp CSID. CSID là thông tin sẽ hiển thị trên các số Fax gửi đến. Số này sẽ giúp xác nhận rằng bạn đang gửi Fax đến đúng người nhận. CSID cũng giống như TSID, sau đó bạn nhấn Next.
- Trên cửa sổ Routing Options, chọn xem bạn có muốn in Fax tự động không. Nếu không in một cách tự động các Fax gửi đến, chúng sẽ được chứa trong Fax Console. Nhấn chọn vào hộp kiểm Print it on nếu bạn muốn mỗi bản Fax mà bạn nhận được đều được in một cách tự động > nhấn Next.
- Trên cửa sổ Completing the Fax Configuration Wizard, bạn chọn Finish để hoàn tất.
- Fax Configuration Wizard sẽ được đóng và một thông báo Windows Security Alert sẽ xuất hiện, bạn nhấn Unblock. Máy tính của bạn hiện giờ đã sẵn sàng cho việc gửi và nhận Fax thông qua các bước của trình thuật sĩ. Bạn có thể sử dụng Fax Console để duyệt các Fax đến và Fax đi, hoặc có thể thực hiện nhận một cách thủ công bằng cách vào File > Receive a Fax now.
Chia sẻ bài viết
