HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
1. Khai báo thông tin ban đầu
Khi bắt đầu sử dụng, cần khai báo 1 số thông tin ban đầu liên quan đến đơn vị sử dụng, gồm các nội dung sau:
a. Đơn giá phòng:
Tại MENU, bạn nhập đơn giá thuê phòng tại đây:
Đơn giá thuê phòng là căn cứ để tính tiền thuê phòng
b. Danh sách phòng
Tại Check Phong, bạn nhập tên các phòng tại đây:
Trong này tôi nhập ví dụ cho 15 phòng (file giới hạn là 15 phòng)
c. Danh mục hàng hoá
Các thông tin liên quan đến hàng hoá: tên, mã, đơn vị tính, đơn giá nhập, đơn giá xuất
Trong DMHH, tôi giới hạn là 400 mã hàng
Tồn khi bắt đầu là tại thời điểm bắt đầu sử dụng file, hàng hoá đang tồn trong kho là bao nhiêu (với trường hợp hàng đã có sẵn trong kho)
2. Phát sinh
Hàng ngày khi phát sinh việc thuê phòng, nhập tại mục Ghi So
* Khách vào:
- Cột Ngày: Là ngày khách vào
- Cột Số phòng: Là phòng khách thuê
-> Sau khi nhập thông tin tại 2 cột trên, ta sẽ có 1 mã tại cột mã phòng.
- Cột giờ vào: Là số giờ và phút khách bắt đầu thuê phòng
- Cột Loại nghỉ: Chọn loại hình thuê phòng: theo giờ, qua đêm, hoặc thuê nhiều ngày
+ Theo giờ hoặc qua đêm: Chỉ cần đánh dấu x
+ Ngày: Nếu thuê nhiều ngày, cần ghi rõ số ngày sẽ ở
==> Khi nhập thông tin khách vào, tại mục Check Phòng, phòng mà khách thuê sẽ hiện chữ Close để thông báo phòng đang có khách thuê, chưa trả phòng.
* Khách ra:
Khi khách trả phòng, ta nhập thông tin vào các cột sau:
- Ngày ra: Nếu khách thuê trong cùng ngày với ngày vào (thuê theo giờ) thì có thể không cần nhập tại cột này. Chỉ nên nhập khi ngày ra không giống với ngày vào (nếu thuê trong ngày nhập cũng không ảnh hưởng gì)
- Giờ ra: Ghi rõ số giờ, phút khách ra.
==> Khi nhập thông tin khách ra, tại mục Check phòng, phòng mà khách trả sẽ hiện chữ Open để thông báo phòng đã trả, có thể cho thuê tiếp.
Do đó, khi có khách mới, ta có thể kiểm tra tại mục Check phòng để biết phòng nào còn trống, có thể cho thuê.
* Khách mua hàng:
Khi khách mua hàng, vào mục Nhập Xuất để nhập thông tin. Cách nhập như sau:
Cột Ngày: Chỉ cần nhập 1 lần cho mỗi ngày có phát sinh
Cột Mã hàng, tên hàng: Hàng hoá nào phát sinh thì ghi. Khi chọn mã hàng sẽ tự động ra tên hàng tương ứng theo Danh mục hàng hoá.
Cột SL Nhập: nếu trong ngày phát sinh nhập thì ghi vào cột nhập với hàng hoá tương ứng
Khi khách mua hàng (xuất hàng), cần nhập theo mã phòng (mã phòng này có ở phần Ghi So). Khi mã phòng nào cần mua hàng gì, ta ghi theo mã phòng đó. Lưu ý mỗi 1 hàng là 1 dòng, không cần theo thứ tự, chỉ cần nhập theo phát sinh thực tế.
Khi khách trả phòng, nhập xong thông tin tại phần Khách ra, ta sẽ có các kết quả sau:
- Thời gian nghỉ:
+ Số giờ: Được tính bằng số giờ ra - giờ vào (đã quy đổi các thông số liên quan đến chênh lệch ngày ra, vào)
+ Làm tròn: Làm tròn số giờ để tính tiền. Quy ước làm tròn như sau: Phần sau dấu phẩy (là số phút chênh lệch) nhỏ hơn 0,25 (tức là nếu quá giờ dưới 15 phút) thì coi bằng 0; từ 0,25 (tức là nếu quá giờ từ 15 phút trở lên) thì coi như thêm 1 giờ.
- Thành tiền: Gồm 2 phần:
+ Tiền phòng: Tiền phòng được tính bằng Đơn giá x Số giờ. Phần công thức tính tiền phòng sẽ thay đổi tuỳ theo đơn vị sử dụng, nên tôi sẽ phân tích kỹ với khách hàng nếu có yêu cầu.
+ Tiền hàng: Tiền hàng được tính bằng SL x Đơn giá hàng (phần thành tiền trong mục Nhap Xuat), tổng các mặt hàng xuất theo mã phòng đó.
Chi phí dọn phòng: ở đây tôi giả định chỉ có chi phí giặt ủi. Nhập số lượng đồ cần giặt, đơn giá sẽ ra số tiền
3. In biên lai
Chọn mã phòng tương ứng trong phần Ghi So. Các thông tin trong biên lai sẽ ghi tương ứng theo phát sinh của mã phòng, gồm:
Số phòng, giờ / ngày ra, vào
Các nội dung: Tiền phòng, hàng hoá đã mua (ở đây tối đa là 9 dòng tương ứng 9 mã hàng. Tuỳ yêu cầu của khách hàng mà điều chỉnh thêm/bớt)
Có thể thêm phần tổng tiền, số tiền bằng chữ... tuỳ theo yêu cầu của bạn.
4. Báo cáo tổng hợp
Khi muốn lập báo cáo tổng hợp, bạn làm 2 bước sau:
- Bước 1: Chọn thời gian tại mục Từ ngày... Đến ngày... (khoanh tròn to màu đỏ) Thời gian báo cáo có thể là ngày, tháng, quý, năm... tuỳ nhu cầu báo cáo.
- Bước 2: Bấm vào nút Lọc (khoanh tròn nhỏ màu đỏ), tại đây bạn đánh dấu chọn tại x , bỏ dấu chọn tại (Blanks) , rồi ấn ok
Các nội dung trong báo cáo sẽ tự động được tính vào bảng để báo cáo, gồm:
- Chi tiết các khoản mục Chi phí, doanh thu của các phòng. (Chi phí là tiền giặt là, doanh thu là tiền thuê phòng)
- Nhập - xuất - tồn các mặt hàng, chi phí nhập hàng, doanh thu bán hàng
- Các khoản chi phí khác: Điện, nước... bạn nhập vào cột chi phí tương ứng với khoản mục
- Tổng các khoản chi phí, tổng doanh thu, từ đó xác định lãi / lỗ. Lãi thì tô màu xanh, Lỗ thì tô màu đỏ ở màu của số tiền lãi lỗ.
=> Download file excel kế toán nhà nghỉ, khách sạn
