20 thủ thuật Excel dưới đây vô cùng hữu ích và cần thiết cho bất cứ kế toán viên nào. Sử dụng thành thạo thủ thuật Excel sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức.
 |
| Chia sẻ 20 thủ thuật Excel cho kế toán |
Sau khi Microsoft phát triển Excel lên phiên bản 2010, hãng cũng mang đến nhiều tính năng đáng ngạc nhiên hơn trước đó. Đối với kế toán viên, để giải quyết cả "đống" con số, dữ liệu khổng lồ thì họ không thể bỏ qua vai trò quan trọng của Excel. Tuy nhiên, những người dùng mới hoặc ngay cả những người dùng cao cấp thì không phải ai cũng có thể nắm được hết các thủ thuật Excel hữu ích. 20 thủ thuật Excel dưới đây sẽ giúp những kế toán viên thường xuyên phải thao tác với phần mềm bảng tính này tiết kiệm được thời gian quý giá của mình.
Hôm nay, chúng tôi đã sưu tầm chắt lọc ra 20 thủ thuật excel cần thiết giúp cho các kế toán viên nắm rõ trong quá trình làm việc của mình, chi tiết như sau:
1. Chọn tất cả dữ liệu
Bạn có thể biết cách chọn tất cả dữ liệu
bằng cách nhấn phím tắt Ctrl + A, nhưng ít người biết rằng, chỉ cần
nhấn đơn vào góc trên bên trái bảng tính như màn hình dưới đây thì toàn
bộ dữ liệu sẽ được chọn.
 |
| Thủ thuật chọn tất cả dữ liệu trong excel |
2. Mở nhiều bảng tính Excel cùng một lúc
Thay vì chỉ mở từng bảng tính Excel khi
có nhiều tệp tin cần giải quyết, bạn có thể mở nhiều bảng tính Excel
cùng một lúc. Để làm được như vậy, bạn chọn các tệp tin muốn mở và nhấn
phím Enter, tất cả các bảng tính sẽ được mở đồng thời.
 |
| Thủ một mở nhiều bảng tính excel cùng một lúc |
3. Chuyển qua lại giữa các bảng tính Excel khác nhau
Khi bạn đã mở được nhiều bảng tín cùng
một lúc, việc chuyển qua lại giữa các bảng tính có thể khiến bạn cảm
thấy phiền phức. Hãy sử dụng phím tắt Ctrl + Tab để chuyển giữa các bảng
tính một cách dễ dàng. Chức năng này cũng được sử dụng để chuyển giữa
các tab Windows khác nhau trong Firefox trên hệ điều hành Windows 7.
 |
| cách chuyển qua lại giữa các bảng tính excel |
4. Tạo một Shortcut Menu mới
Về cơ bản có 3 Shortcut Menu là Save,
Undo Typing và Repeat Typing. Tuy nhiên, nếu bạn muốn sử dụng nhiều phím
tắt hơn, chẳng hạn như Copy hay Cut, bạn có thể thiết lập như sau:
File->Options->Quick Access
Toolbar, thêm Cut và Copy từ cột bên trái sang cột bên phải và lưu lại.
Bạn sẽ thấy có thêm 2 tùy chọn phím tắt ở menu trên cùng.
 |
| thủ thuật tạo shortcut menu mới trong excel |
5. Cách thêm một đường chéo trong ô
Khi tạo một danh sách hàng hóa hay vật
tư, bạn có thể sẽ cần tạo một đường chéo để chia các thuộc tính khác
nhau cho hàng và cột. Bạn làm như sau: Tại ô muốn kẻ đường chéo, bạn
nhấn chuột phải và chọn Format Cell > nhấn vào tab Border, sau đó
nhấn vào nút đường chéo như hình dưới đây.
 |
| Cách thêm 1 đường chéo trong ô |
6. Cách thêm nhiều dòng mới hoặc cột mới
Bạn có thể biết cách thêm một dòng mới
hoặc một cột mới nhưng sẽ thật lãng phí thời gian nếu bạn thêm nhiều
dòng mới hoặc nhiều cột mới bằng cách này. Để thêm x dòng hoặc x cột,
bạn kéo và chọn x dòng (hoặc x cột) sau đó nhấn chuột phải và chọn
Insert từ menu thả xuống.
 |
| thủ thuật thêm nhiều dòng hoặc cột mới |
7. Di chuyển và sao chép dữ liệu trong ô một cách nhanh chóng
Để di chuyển dữ liệu từ một cột trong
bảng tính thì cách nhanh nhất đó là chọn cột dữ liệu đó, sau đó đặt con
trỏ chuột đường biên vùng ô được chọn cho tới khi nó chuyển sang biểu
tượng mũi tên như hình dưới đây thì bạn kéo dữ liệu sang cột khác.
Còn nếu bạn muốn sao chép dữ liệu thì
hãy nhấn Ctrl trước khi kéo dữ liệu để di chuyển, cột mới sẽ sao chép
toàn bộ dữ liệu được chọn.
 |
| cách di chuyển và sao chép dữ liệu trong một ô |
8. Xóa ô dữ liệu trống một cách nhanh chóng
Vì nhiều lý do mà một số ô trong bảng
tính sẽ bị bỏ trống. Nếu bạn cần xóa những ô này để duy trì độ chính xác
của các dữ liệu khác - đặc biệt là khi tính toán giá trị trung bình thì
cách nhanh nhất là lọc ra các ô trống và xóa chúng chỉ với một cú nhấp
chuột. Để làm được như vậy, bạn chọn cột muốn lọc và vào
Data->Filter. Khi đó, một trình đơn sổ ra, bạn bỏ chọn Select All và
chọn Blank. Tất cả các ô trống sẽ được hiển thị ngay lập tức. Bạn quay
trở lại và nhấn Delete để xóa các ô trống này.
 |
| [thủ thuật excel] cách xóa dữ liệu trống |
9. Tìm kiếm với Will Card
Có thể bạn đã biết cách nhấn phím tắt
Ctrl + F để tìm kiếm nhưng nếu bạn không chắc chắn về kết quả tìm kiếm
thì có thể sử dụng tìm kiếm mơ hồ.
Bạn có thể sử dụng dấu ? để thay thế cho một chữ mà bạn không nhớ chính xác trong một chuỗi dữ liệu mà bạn muốn tìm.
Chẳng hạn, bạn cần tìm ô có nội dung abc.vn nhưng lại không nhớ rõ liệu đó là Abc.vn hay AbC.vn thì bạn có
thể thêm dấu ? vào vị trí không nhớ: Ab?.vn.
Bên cạnh đó, bạn cũng có thể sử dụng dấu
* để thay cho một cụm từ mà bạn không nhớ, chẳng hạn bạn không rõ là Abc.vn hay Abc.com thì có thể tìm kiếm dạng Abc.*.
10. Chọn ra giá trị duy nhất trong một cột
Để lọc được giá trị dữ liệu duy nhất
trong một cột, bạn vào Data->Advanced. Khi đó, một cửa sổ hiện ra, và
như ảnh dưới đây, bạn đánh dấu vào ô copy to another location và chọn
cột muốn chứa dữ liệu được chọn, sau đó chọn ô Unique records only và
nhấn OK.
 |
| cách chọn giá trị duy nhất trong một cột bất kỳ |
11. Thiết lập giá trị hợp lệ cho ô
Để duy trì tính hợp lệ của dữ liệu, đôi
khi bạn cần thiết lập giá trị hợp lệ cho ô dữ liệu đầu vào. Ví dụ, khi
thực hiện một cuộc khảo sát, bạn chỉ lấy dữ liệu của những người có độ
tuổi từ 18 đến 60 tuổi. Để đảm bảo rằng dữ liệu ngoài độ tuổi này không
được nhập vào, bạn vào Data->Data Validation->Setting để nhập các
điều kiện dữ liệu, sau đó chuyển sang Input Message để nhập thông báo
nếu nhập dữ liệu ngoài khoảng trên, chẳng hạn bạn có thể nhập như sau:
"Vui lòng nhập vào tuổi từ 18 đến 60".
 |
| thủ thuật cách thiết lập giá trị hợp lệ cho ô |
12. Điều hướng nhanh với Ctrl + phím mũi tên
Khi nhấn Ctrl và nhấn vào bất cứ phím
mũi tên nào trên bàn phím, bạn sẽ được chuyển đến các cạnh của Sheet
theo các hướng mũi tên. Nếu bạn muốn nhảy xuống dòng dưới cùng của bảng
dữ liệu, hãy nhấn Ctrl + mũi tên xuống.
13. Chuyển dữ liệu từ dòng sang cột
Để làm được như vậy, hãy chọn khối dữ liệu mà bạn muốn chuyển, sau đó vào Home-> Paste-> Transpose.
 |
| cách chuyển dữ liệu từ dòng sang cột |
Kết quả thu được như sau:
 |
| thủ thuật chuyển từ dòng sang cột trong excel |
14. Ẩn hoàn toàn dữ liệu
Hầu hết người dùng đều biết một hàng,
một cột ẩn dữ liệu bằng cách sử dụng tính năng Hide, nhưng làm cách nào
để ẩn một ô dữ liệu? Cách tốt nhất và dễ dàng nhất để ẩn dữ liệu đó là
sử dụng tính năng Format Cells.
Hãy chọn vùng dữ liệu cần ẩn và vào
Home->Font->Open Format Cells->Number Tab->Custom->Type,
sau đó gõ ;;; và nhấn OK.
 |
| thủ thuật ẩn hoàn toàn dữ liệu excel |
15. Ghép nối văn bản với &
Để ghép các ký tự từ các ô khác nhau
thành một chuỗi ký tự, bạn có thể sử dụng dấu &. Trong ví dụ dưới
đây, bạn có thể sử dụng công thức =A2&B2&C2&D2 và có được
kết quả LizaUSA25@ trong ô F2.
 |
| Thủ thuật Excel hay để ghép nối các chuỗi văn bản từ nhiều cột |
16. Chuyển đổi chữ hoa và chữ thường
Bạn có thể sử dụng các hàm dưới đây để chuyển đổi chữ hoa, chữ thường:
- Upper: Viết hoa tất cả
- Lower: Viết thường tất cả
- Proper: Chỉ viết hoa chữ đầu tiên của chuỗi
 |
| Thủ thuật chuyển chữ hoa và chữ thường |
17. Nhập vào giá trị bắt đầu với 0
Khi nhập vào một giá trị bắt đầu với số
0, Excel sẽ tự động xóa giá trị 0. Thay vì phải định dạng trong Format
Cells, vấn đề có thể được giải quyết dễ dàng bằng cách thêm một dấu nháy
đơn trước chuỗi kí tự cần nhập.
 |
| cách nhập giá trị bắt đầu băng 0 |
18. Tăng tốc độ nhập liệu với Auto Correct
Việc phải nhập đi nhập lại các giá trị
giống nhau thì thật nhàm chán phải không? Cách tốt nhất là bạn hãy sử
dụng tính năng AutoCorrect để thay thế chuỗi văn bản nhập vào bằng một
chuỗi chính xác.
Chẳng hạn, bạn có thể gõ LZ thì Excel sẽ
tự động thay bằng Liza Brown. Để thiết lập được như vậy, bạn hãy vào
File->Options->Proofing->AutoCorrect Options và nhập giá trị
thay thế cùng giá trị đúng trong hình chữ nhật như dưới đây, sau đó nhấn
OK.
 |
| Thủ thuật hay giúp tăng tôc độ nhập liệu trong excel |
19. Xem thống kê về số liệu
Hầu hết mọi người đều biết cách xem
thống kê về số liệu ở dưới cùng của bảng tính Excel, như trung bình,
tổng giá trị của dữ liệu. Tuy nhiên, nếu bạn muốn xem nhiều hơn thì có
thể di chuyển con trỏ chuột xuống góc dưới cùng bên phải và nhấn chuột
phải và chọn một thống kê như Minimum hay Maximum.
 |
| Cách xem thống kê số liệu trong excel |
XEM THÊM:
- Cách sử dụng hàm Hlookup trong Excel
- Cách dùng hàm Vlookup trong Excel 2007
- Hướng dẫn sử dụng Pivot tables trong Excel để lập báo cáo
20. Đổi tên một sheet bằng cách nhấn đúp
Có rất nhiều cách để đổi tên một sheet,
hầu hết người dùng sẽ nhấn chuột phải và chọn Rename, tuy nhiên có một
cách tiết kiệm thời gian hơn nhiều đó là nhấn đúp vào tên sheet để đổi
tên.
 |
| Thủ thuật Excel giúp đổi tên sheet nhanh chóng |
Trên đây là 20 Thủ thuật Excel hay và cực hữu ích mà các kế toán viên nên nắm rõ và
học cách sử dụng thành thạo để giúp tiết kiệm thời gian, công sức và đẩy
nhanh tiến độ công việc.
